Informativa privacy – Segnalazioni Whistleblowing

Informativa per il trattamento dei dati conseguente alle segnalazioni whistleblowing effettuate su apposita piattaforma.

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati, ai sensi dell’art. 4, n. 7, del GDPR, è la Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura Toscana Nord-Ovest (di seguito indicata come “Camera di commercio” o “Titolare”), con sede in Via Leonida Repaci n. 16, 55049, Viareggio, (LU) che può essere contattato all’indirizzo di posta elettronica segreteria.generale@tno.camcom.it, ovvero all'indirizzo PEC cameradicommercio@pec.tno.camcom.it.

Il Titolare ha proceduto ha nominare, ai sensi dell’art. 28 del Trattamento, la società ISWEB SPA la quale gestisce la piattaforma informatica sulla quale sono effettuate le segnalazioni.

Responsabile della Protezione Dati

La Camera di Commercio Toscana Nord-Ovest, ai sensi dell’art. 37 del Regolamento Europeo n. 679/2016 ha proceduto a nominare un proprio responsabile della protezione dati che può essere contattato al seguente indirizzo: dpo@tno.camcom.it oppure a mezzo Pec al seguente indirizzo: cameradicommercio@pec.tno.camcom.it

Principi generali del trattamento dei dati personali

Il trattamento è effettuato nel rispetto dei principi di:

• liceità, correttezza, trasparenza: i dati sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell'interessato
• limitazione della finalità: i dati sono raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo non incompatibile con tali finalità
• minimizzazione dei dati: i dati sono adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati
• esattezza: sono adottate tutte le misure ragionevoli ed adeguate per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati
• limitazione della conservazione: i dati sono conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati
• integrità e riservatezza: i dati personali sono trattati in maniera da garantire un'adeguata sicurezza, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali

Finalità e base giuridica del trattamento dei dati 

I dati personali, acquisiti attraverso apposita piattaforma, concernono, nell’interesse pubblico ed all’integrità della Pubblica amministrazione, presunte condotte illecite delle quali il segnalante sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con la Camera di commercio. I motivi che hanno indotto la segnalazione sono irrilevanti ai fini della protezione del segnalante.

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità: 

• acquisizione delle segnalazioni di illeciti riguardanti disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica (art. 1 e 2, comma 1, lett. a), del D.Lgs. n. 24/2023)
• istruttoria delle segnalazioni volta a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite
• effettuazione delle comunicazioni previste dalla legge (art. 5, comma 1, lett. da a) a d), del D.Lgs. n. 24/2023)
• protezione dei soggetti che presentano le segnalazioni ed agli altri soggetti tutelati, secondo quanto disposto dal D.Lgs. n. 24/2023.

I dati personali trattati sono, di regola, dati personali “ordinari” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 del GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 del GDPR). I dati personali sono contenuti nella segnalazione e negli eventuali atti e documenti a questa allegati e possono riferirsi:

• allo stesso interessato (segnalante) che presenta la segnalazione
• alle persone fisiche cui si ascrive il presunto comportamento illecito oggetto della segnalazione e/o ulteriori persone fisiche comunque menzionate nella segnalazione o delle quali si possa evincere l’identità
• ad altri soggetti quali il “facilitatore”, ossia la persona fisica, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo, che assiste il segnalante

Le basi giuridiche del trattamento, per le finalità sopra indicate, sono rappresentate:

1. a) per i dati personali ordinari, dall’art. 6, par. 1, lett. c) ed e), ovvero l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento, nonché l’esecuzione di un compito di interesse pubblico assegnato dalla legge alle Camere di commercio; per i dati particolari, dall’art. 9, par. 2, lett. b) e g), del GDPR, in connessione con l’art. 2-sexies, comma 2, lett. dd), del D.Lgs. n. 196/2003; per i dati personali relativi a condanne penali e misure di sicurezza, dall’art. 2-octies, comma 3, lett. a), del D.Lgs. n. 196/2003
2. b) dal consenso espresso del segnalante, esclusivamente ai fini della conoscibilità della segnalazione ove la stessa sia necessaria alla difesa dell’incolpato, anche nel procedimento disciplinare (art. 12, commi 2 e 5 del D.Lgs. n. 24/2023)

I dati non saranno utilizzati per finalità diverse da quelle sopra indicate. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

Con l’invio della segnalazione, l’interessato conferma [barrando apposita casella sul modulo informatico] di aver preso visione del contenuto della presente informativa. 

Modalità di trattamento 

Il trattamento è effettuato con modalità informatiche e con misure di sicurezza tali da garantire la riservatezza dei dati personali acquisiti.
Il conferimento dei dati personali del segnalante non è obbligatorio ma è richiesto se si voglia usufruire delle tutele previste dalla legge.
Le segnalazioni anonime sono valutate, secondo la procedura definita dall’Ente, unicamente se adeguatamente circostanziate ed in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati. 
Le segnalazioni, anche se inviate in forma anonima in prima istanza, potranno essere successivamente integrate con le generalità del segnalante ai fini di acquisire l'eventuale tutela legale.

Comunicazione e diffusione di dati personali

Il trattamento dei dati personali e delle informazioni fornite dal segnalante da parte del Titolare sarà effettuato solo:

• dal Responsabile della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza (RPCT), o dal suo sostituto in caso di assenza o impedimento del RPCT
• dal Responsabile del Trattamento previamente indicato ai sensi dell’art. 28 GDPR, anche con funzioni di amministrazione del sistema.

L’RCPT effettua la verifica preliminare sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, svolgendo ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

Il contenuto della segnalazione (escluso il nominativo del segnalante ed ogni altra informazione che possa identificarlo) potrà, inoltre, essere condiviso con ulteriore personale interno all’Ente che dovesse essere coinvolto nell’istruttoria. Tali soggetti, sono stati previamente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia di cui all'art. 331 c.p.p.

La Piattaforma (accessibile via Internet all’indirizzo https://cciaatno.pawhistleblowing.it) garantisce l’impiego di adeguate misure di sicurezza (es: la cifratura dei dati identificativi dei soggetti coinvolti nonché dei documenti inerenti la segnalazione), organizzative e tecniche per tutelare le informazioni dalla loro conoscibilità, dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo di dati personali inerenti al procedimento indicato non saranno trasferiti in Stati membri dell’Unione Europea né in Stati terzi non appartenenti all’Unione Europea.

Oltre a quanto precedentemente indicato i dati personali potranno essere comunicati:

1. ai soggetti segnalati, solo in caso di consenso espresso del segnalante, nelle ipotesi previste dal D.Lgs. n. 24/2023
2. all'Autorità Giudiziaria, amministrativa o ad altro soggetto pubblico legittimato a richiederli nei casi previsti esplicitamente dalla legge che operano quali titolari autonomi del trattamento

Si fa presente che, laddove dalla segnalazione emergessero profili di rilievo penale e di danno erariale, la Camera di commercio sarà tenuta a trasmettere la segnalazione alle competenti Autorità giudiziarie, senza indicare i dati identificativi del segnalante. Qualora questi dati fossero richiesti, la Camera di commercio è tenuta a fornirli.

Per espressa previsione di legge la segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato (art. 12, comma 8, del D.Lgs. n. 24/2023).

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.; nell’ambito di procedimenti dinanzi alla Corte dei conti, l’identità del segnalante non sarà comunque rivelata sino alla chiusura della fase istruttoria; nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, i seguenti tre presupposti: (1) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione, (2) che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e che (3) il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.
Non viene effettuata alcuna diffusione di dati personali.

Durata del trattamento

I dati raccolti saranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, e comunque non oltre cinque anni e tre mesi a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

Nel caso di contenzioso o di segnalazione all’Autorità giudiziaria, ad ANAC e/o alla Corte dei Conti, il trattamento potrà essere protratto anche oltre i termini sopra indicati, fino al termine di decadenza di eventuali ricorsi e fino alla scadenza dei termini di prescrizione per l’esercizio dei diritti e/o per l’adempimento di altri obblighi di legge

Diritti dell’interessato

Secondo quanto stabilito dal GDPR e dalla normativa vigente in materia, Le sono riconosciuti i seguenti diritti:

• chiedere al titolare del trattamento l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati (diritto di accesso art. 15)
• ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati e la loro comunicazione in forma intelligibile
• se ritiene che il trattamento dei dati personali effettuato attraverso questo servizio avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento di proporre reclamo al Garante, come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento);

Per l’esercizio dei Suoi diritti può rivolgersi al Titolare ovvero al Responsabile della protezione dei dati che può essere contattato all’indirizzo di posta elettronica privacy@tno.camcom.it, specificando nell’oggetto il diritto che si intende esercitare e allegando, se la richiesta non proviene da casella pec intestata all’interessato, un documento di identità dello stesso.

Inesistenza di un processo decisionale automatizzato 

La Camera di Commercio non adotta nel presente procedimento un processo automatizzato riconducibile alla profilazione di cui all'articolo 22, paragrafi 1 e 4, Regolamento U.E. 679/2016.